Zapewne znajdzie się ktoś wśród Was, kto miał do czynienia z organizacją własną jakiegoś wydarzenia – warsztatu, szkolenia, konferencji. Zwykle takie imprezy odbywają się w wynajmowanych salach, dlatego nie możemy wykluczyć zdarzeń, które będą nieprzewidziane i zaskakujące.
Zawsze dążymy do tego, żeby wszystko było pod kontrolą – układ sali, wyposażenie techniczne (rzutnik, projektor, ekran, wizualizer, system nagłaśniający), dostępne narzędzia (flipchart, zmieniacz slajdów).
Jesteśmy przekonani, że organizacja wydarzenia dopięta jest na ostatni guzik, więc z ogromną radością podążamy na miejsce.
Po przybyciu, okazuje się jednak, że nie wszystko jest takie, jak sobie wyobrażaliśmy…
Na początku okazuje się, że nie mamy miejsca parkingowego, a skoro my mamy z tym kłopot, to co dopiero nasi goście/uczestnicy, którzy zapewne przyjadą trochę później i w liczbie zdecydowanie większej niż 2 osoby. Jeżeli udało nam się zaparkować, to napotykamy na kolejną przeszkodę – układ sali wprawdzie nie zmienił się, ale…. krzeseł czy biurek jest za dużo i niepotrzebnie zajmują miejsce, wprowadzając równocześnie chaos i bałagan.
Do tego kabel do rzutnika ma końcówkę, która nijak pasuje do naszego laptopa/ tabletu i jeszcze żeby było ciekawiej, flipchart jest, lecz bez kartek, a dostępne mazaki są niezmywalne!
Zmieniacz slajdów miał być, ale niestety zepsuł się w ostatniej chwili i nie ma dodatkowego. Przebrnęliśmy przez etap technicznego podpięcia i tu…. kolejna niespodzianka – sprzężenie przy włączeniu zasilania laptopa/tabletu – brzęczy, piszczy i mocno zakłóca wykład.
Wydaje się, że gorzej być nie może!
Oczywiście, można zrobić awanturę i z oburzeniem wyjść ze słowami na ustach „moja noga więcej tu nie postanie!” – ale to nie będzie dobrze świadczyło o naszym profesjonalizmie oraz dojrzałości emocjonalnej. Dlatego ważne jest zabezpieczenie się przed niespodziankami, które mogą nas spotkać. Zaczynając od dobrego wyboru miejsca, które dysponuje parkingiem własnym lub też miejscami parkingowymi w pobliżu, po wygląd sali, który spójny będzie z celem wydarzenia.
Dodatkowo, dobrze jest wyposażyć się we własne narzędzia – mam tu na myśli: mazaki ścieralne do flipcharta (wraz z gąbką), zmieniacz slajdów czy też końcówki złączy do laptop czy tabletu. Żeby uniknąć sytuacji, w której niemożliwe będzie wyświetlenie prezentacji, zawsze można kopię mieć na pendrive (również w formie .pdf – gdyby okazało się, że dostępny jest ekran obsługujący ten format pliku). Dobrym rozwiązaniem jest także wgrane oprogramowanie, dzięki któremu będziemy mogli odtwarzać prezentacje online na dowolnym urządzeniu bez potrzeby przenoszenia plików.
Niespodzianki zawsze mogą nas spotkać, jednak życzę wszystkim żeby było ich jak najmniej, a jeżeli już zdarzą się, to żeby od razu znalazło się na to rozwiązanie.
Gdyby jednak, przytrafiło się Wam coś takiego, dobrze jest wyciągać wnioski i mieć na uwadze jeszcze lepsze przygotowanie się do kolejnego wydarzenia.
autorem artykułu jest Patrycja Terakowska
Na co dzień współdziała w obszarze edukacyjnym – jako Partner Zarządzający www.rivigo.eu – gdzie zajmuje się profesjonalną organizacją szkoleń i warsztatów dedykowanych min. kadrze managerskiej, jednostkom samorządu terytorialnego, politykom i klientom korporacyjnym.
W Fundacji Class Ladies piastuje stanowisko Wiceprezesa Zarządu. Jej atut to skuteczność w nawiązywaniu i budowaniu długotrwałych relacji biznesowych. Kluczową wartością dla Niej są ludzie, ich aspiracje, cele, marzenia.
Absolwentka Górnośląskiej Wyższej Szkoły Handlowej w Katowicach oraz Akademii Ekonomicznej w Krakowie na Wydziale Bankowości i Finansów.
Jej pasją są podróże, psychologia społeczna i komunikacja.
